J’ai choisi de vous parler des séminaires à prix low cost, parce que c’est dans l’air du temps, et que les entreprises cherchent à faire des économies sans sacrifier la qualité…
– Pour économiser sur le transport : il faut réserver 6 mois à l’avance car c’est là que les billet d’avion ou de train sont les plus avantageux
– Pour trouver un hotel bien placé à tarif abordable : il faut éviter les ponts, privilégier les week-ends pour les grands hôtels avec salles de séminaires (car ils sont facilement rempli par les professionnels la semaine, mais cherchent à remplir le week-end).
– Il est important d’être ouvert à des destinations émergeantes où le coût de la vie est peu cher (c’est d’autant plus avantageux lorsque des vols low cost les desservent). Des exemples ? Budapest (en Hongrie, pour ceux qui ont du mal avec la géographie !), Tallinn (en Estonie), Cracovie (en Pologne), Porto (au Portugal).
– Partir hors saison permet également d’obtenir de meilleurs tarifs sur les séminaires. La Côte d’Azur entre Novembre et Mars est très abordable, et globalement toutes les destinations balnéaires (l’Espagne, le Portugal, et les îles comme Malte, la Sicile, la Sardaigne, la Corse, etc.)
– Envisager les pays du Maghreb : la Tunisie et le Maroc restent les deux destinations où le rapport qualité-prix-dépaysement est le plus intéressant pour un séminaire ou un incentive. Les évenements politiques en Tunisie ont fait dégringoler les tarifs et comme le pays reste sûr pour les étrangers, c’est une vraie aubaine. A 2 heures de vol de Paris, avec le soleil assuré toute l’année et de magnifiques hôtels en bord de mer, vous pourrez organiser des activités fédératrices pour vos équipes dans des paysages à couper le souffle. Et cet évenement vous coutera sans doute moins cher qu’un séminaire en France ! Quant au Maroc, la destination reste très abordable financièrement et vous profiterez d’un raffinement extrême à tarif étudié, à 3 heures de vol de la France (possibilité de privatiser un riad jusqu’à 30 personnes).
– Préferez des chambres twins dans un bel hôtel confortable (certaines chambres pouvant faire 30 à 40 m2) à des chambres singles dans un petit hôtel déprimant, et qui vous reviendra plus cher. Vos collaborateurs ne vous en voudront pas s’il doivent partager leur chambre dans de (très) bonnes conditions pour quelques nuits. En revanche, ils risquent de vous en tenir rigueur, s’ils dorment dans un hôtel minable !
– Faîtes particulièrement attention aux forfaits boissons lors des repas à l’hôtel et à l’extérieur, car ils augmentent parfois considérablement la note. Mieux vaut, si vous le pouvez, prendre des repas hors boissons et régler sur place les consommations des collaborateurs (en leur fixant des limites !). Ou regardez bien le détail des boissons, et n’hésitez pas à demander des modifications.
– Attention aux sports mécaniques, qui « plombent » le budget des séminaires (quad, 4X4, jet ski, etc.) sans pour autant apporter de vraie valeur ajoutée. De plus, ces activités sont assez solitaires, et il est plus intéressant et fédérateur d’organiser une course d’orientation à pieds ou à vélo, afin de resserer les liens tout en découvrant la destination. Les couts d’organisation sont aussi bien moins importants.
– Pensez toujours qu’un repas extérieur occasionne des transferts en bus… Si votre budget est restreint, mieux vaut envisager un dîner de gala à l’hôtel, qui proposera sans doute des conditions avantageuses, plutôt qu’un repas extérieur tristounet pour le même prix… Il est souvent possible d’organiser des apéritifs en terrasse dans les hôtels d’affaires, afin d’apporter une bouffée d’oxygène aux collaborateurs.
– Privilégier la qualité à la durée : pour un même budget, il est plus intéressant d’emmener vos équipes 3 jours en Espagne et d’organiser des activités mémorables, plutôt que de vouloir absolument y rester 5 jours, dans des conditions spartiates. Vous devez absoluement caser 3 jours pleins de réunions ? Organisez 2 jours de réunion sur place (et une journée d’activités), puis une journée de réunion dans vos locaux, avant ou après le séminaire. Petite parenthèse, je vous suggère d’éviter les séminaires à l’étranger où l’on ne fait que travailler, cela occasionne rancoeur et incompréhension de la part des collaborateurs qui se demandent pourquoi on leur a fait prendre l’avion pour les cloîtrer dans une salle de réunion du matin au soir !
– Enfin, entourez-vous de professionnels compétents qui négocieront les prestations pour vous en s’assurant toujours du respect de votre cahier des charges.
Article publié en Décembre 2012 sur mon ancien blog.